Стать незаменимым сотрудником, с одной стороны очень сложно, с другой, достаточно знать и выполнять определенные правила и приемы, а если к этому приплюсовать профессионализм, то очень даже просто.
1. Результаты работы должны быть видны всем, особенно руководству. Это касается не только конечного результата, но и промежуточных достижений, именно промежуточные итоги и делают из Вас старательного, трудолюбивого и ответственного работника. Во-первых, начальство в курсе как идет работа. Во-вторых, в случае возникновения трудностей, можно увеличить срок выполнения или объяснить возможный провал в будущем. В-третьих, Вы делаете своего начальника сопричастным и к успеху и к провалу, что позволяет ему, в одном случае чувствовать свое мудрое руководство, в другом, некоторую свою вину в неудаче, это, несомненно, уменьшить его недовольство Вашей работой. Конечно, не стоит дергать руководство каждые пять минут и спрашивать совета, это ведет к противоположному результату. Докладывайте о результатах и трудностях только тогда, когда они есть. Вот несколько вариантов: «Встретился с ……., переговорил, созвонился, предварительно получил согласие, но все может измениться из-за, и т.д.». Так же не лучшим вариантом, является Ваше полное молчание или недостаточное информирование начальства о ходе выполнения поставленных задач. Даже если результат будет отличным, его, конечно, заметят и оценят, но может возникнуть вопрос – прошло две недели, все сделано отлично, а сколько в действительности времени заняла работа, может неделю, может день, а все остальное время на что пошло? Вывод – держите свое начальство в курсе того, как Вы выполняете свою работу и их задания, но не надоедайте.
2. Ошибки неизбежны. Все мы люди, а людям свойственно ошибаться, Вы не исключение. Сами по себе ошибки, это досадно, но не смертельно, Важно наше поведение, когда становится ясно, вот она и теперь все пойдет не так. Даже если Вы отвечаете только за себя и то, что делаете именно Вы, не стоит перекладывать провал на чужие плечи. Это именно Вы не смогла построить разговор так, что бы клиент согласился, именно вы, так привыкли делать рутинную работу, что совершенно упустили из вида одну мелочь, а она сыграла свою роковую роль. Если Вы руководите хотя бы одним человеком, то именно Вы не проверили его работу, а не он сделал ее плохо и забыл вписать то, что, казалось бы, очевидным и сто раз вписывалось и т.д. Поймите это и осознайте, ни когда не перекладывайте свою вину на чужие плечи, особенно в разговоре с начальством, когда оно будет Вас об этом спрашивать. Лучше признайте свою вину, но не совсем уж так, что всем сразу понятно, Вы не умеете работать, а помягче, как бы слегка лукавя: «Виноват, не досмотрел за ……..» или «Виноват, не смог уговорить этого ……., который уперся как …….». Когда ошибка уже совершена и результат не спрячешь, сделайте соответствующие выводы. В дальнейшем планируйте и контролируйте, даже рутинную, ежедневную и обычную работу, не допускайте повторения одних и тех же ошибок. Ошибайтесь, но по-разному и не часто, а редко, лучше вообще не ошибаться, но это невозможно.
3. Деловой подход. В кабинет своего руководителя всегда ходите с записной книжкой, блокнотом или органайзером. Все, что Вам поручается, что может иметь значение для Вашей работы или просто может пригодиться, записывайте. Если руководство соизволило подойти к Вашему рабочему месту и обратиться к Вам, хватайтесь за ручку и бумагу, если разговор общий и не относится к работе, то произведете хорошее впечатление, а если относится, то все запишите и потом будет легче вспоминать. На основе своих записей планируйте свою работу. Работа по плану позволяет системно подходить к решению стоящих задач, оптимальному распределению времени, а значит, повышает результат. Работа по плану позволит избежать многих ошибок, справиться с текучкой и повседневностью, не забывать о важных вопросах, кроме того, у Вас обязательно останется свободное время, которое можно потратить на себя или на дальнейшую оптимизацию рабочего процесса.
4. Рабочая обстановка и деловой вид. Ваше рабочее место, после окончания рабочего дня, должно быть в идеальном порядке, все бумаги разложены по своим местам, письменные и другие принадлежности, должны быть убраны в свои места хранения, оборудование, будь то компьютер или станок, выключен и т.д. В течение рабочего дня все должно быть совершенно иначе. Даже если Вам совершенно нечего делать, стол не должен выглядеть пустынно, как будто Вы уже покинули место работы. Бумаги, ручки, скрепки и др. предметы труда, должны быть в рабочем беспорядке. Лист или листы, с недописанным текстом, должны лежать пред Вами, рядом, прямо на них, ручка или карандаш, схемы, планы, графики и другие справочные или вспомогательные материалы, рядом, компьютер работает, а его экран светится и на нем отключен режим энергосбережения. Если Вы занимаетесь решением производственных проблем, Вам это все понадобиться, если нет, то внешне Вас ни кто не заподозрит в безделье. Вы даже можете покинуть свое место на некоторое время, не забудьте оставить пиджак или свитер или кофту с платком, если Вы женщина, на спинке стула, все будут уверены, что Вы вышли буквально минуту назад – «эффект присутствия». Если выходите, неважно, куда и зачем, обязательно прихватите с собой какую ни будь папку, даже если она Вам совершенно не нужна в курилке, столовой, кафе или еще где то, всем будет понятно, что Вы идете или ходили, по делу, а курилка, столовая или кафе, оказались на Вашем пути случайно. Если в коридоре Вы беседуете по телефону и обсуждаете свои личные вопросы, то открытая папка, блокнот или справочник, совершенно однозначно будут говорить о деловом характере разговора. Рабочие телефонные переговоры, ведите только на рабочем месте, громко и отчётливо, можно и нужно, что то записывать, перекладывать или перелистывать в поисках.
5. Дисциплина. Крайне нежелательно опаздывать, особенно регулярно, но если такое случилось, то следует задержаться на работе после окончания рабочего дня. Можно задерживаться регулярно, авансом за будущие опоздания. Руководству труднее будет Вас упрекать за опоздания, особенно, если Вы иногда уходите с работы даже позже своего руководства. Хорошее впечатление производит работа в свое личное время после работы или в выходные. Главное что бы это не выглядело, как неспособность справится в течение рабочего времени, гораздо лучше, если все это будет выглядеть, как желание сделать еще больше и еще быстрее. Особо акцентировать внимание на этом не следует, но в удобный момент об этом можно и упомянуть.
6. Самореклама. Дело тонкое, требует осторожности, большой риск перестараться, тем не менее, не стоит скромничать. «Сам себя не похвалишь – ни кто не похвалит», но делайте это тактично, ни кого не задевая и не сравнивая плохих коллег с собой хорошим, начальство само сравнит, да и коллеги заметят и все привыкнут к тому, что Вы «ценный кадр». Когда успешно выполнили поставленную задачу или поручение, не забудьте отметить, что были трудности и препятствия, было трудно и тяжело, вы устали и измотались, но выполнили и перевыполнили, а подчиненные, если они у Вас есть, активно помогали. Вообще стоит отметить, что у плохого руководителя, подчиненные плохие, а у хорошего, хорошие. О подчиненных, это отдельная тема, но если кратко, то надо их ценить, помогать, защищать и воспитывать. Они будут хвалить Вас вместо Вас.
7. Инициатива. Проявлять ее надо осторожно, скорее, как мысль, которую Вы вкладываете в голову своего начальника, вспомните слова Штирлица в «17-и мгновениях весны», надо высказать инициативу и ждать момента, когда начальник сам выскажет ее и представит как свою. Вы будите знать, что это Ваша идея, он тоже будет это знать, но за то, что Вы подыграли ему, он будет Вам благодарен и обязан, в случае успеха. Если инициатива окажется плохой, то начальник ее высказывать и представлять своей, не будет, а если будет, то сам и виноват в том, что ни чего не вышло, или вышло плохо. Сами инициативу, без согласования с руководством, не внедряйте, руководству это не нравиться, а если будете сыпать инициативами направо и налево, рискуете загрузить себя лишней работой, далеко не всегда благодарной. Кто инициативу высказывает, тот ее и реализует, обычное правило. А Вы уверены в необходимости и положительном результате своей инициативы? То-то и оно.
8. Коллектив и коллеги. Коллектив – вообще все сотрудники, от уборщицы, до директора, коллеги, те, кто трудится непосредственно с Вами. Желательно, что бы Вас ценили и уважали все. Задача не простая, но если кратко, будьте вежливы, обходительны, добродушны и приветливы ко всем, ни взирая на должности и ранги. Ни в коем случае не ведите себя снисходительно, надменно или безразлично, даже если перед Вами уборщица, охранник, грузчик и т.д., о начальстве и коллегах молчу, все тоже, но в больших масштабах. Если к Вам обратятся за советом или помощью, обязательно дайте совет и окажите помощь, это не всегда будет относиться к работе. Если помогаете, то делайте это не заинтересованно, без показа своего превосходства и значимости, как можно более естественно и доброжелательно, но в определенных рамках. Совсем не обязательно отдавать всю свою зарплату или делать полностью чужую работу. В то же время не следует откликаться на все крики о помощи, некоторые понимают готовность помочь, как слабость и как говорится, «готовы сесть на шею». Если помочь или посоветовать Вы не можете или по каким то причинам не хотите, то откажитесь так, что бы обратившийся понял, Вы просто физически не можете выполнить его просьбу, хотя очень хотите.
Вот и все основные премудрости. Я уверен, что большинство людей, их знает, вся трудность в применение. А кто сказал, что будет легко?
Хочу добавить, что все описанное выше, относится не только к офисным работникам, все эти правила отлично срабатывают в любых условиях, для любых должностей и в любых организациях. Совершенно неважно слесарь или менеджер, рабочий или начальник отдела, просто секретарь или менеджер офиса, администратор или бухгалтер. Список сравнений можно продолжать долго, важно другое, если Вы сможете овладеть всеми этими правилами, научитесь их применять на практике, добавите профессионализма в своей деятельности, будьте уверены, Вы незаменимый сотрудник и сокращение Вам грозит, в самую последнюю очередь, а повышение, в первую.
Автор: Сергей С.